Skip Navigation
 
   

Règlement interne

ARTICLE I

Nom

L’Association aura pour titre Association Nationale pour la Destruction de l’Information (ANDI)

ARTICLE II

Finalités

Section 1. FINALITÉS ET OBJECTIFS: La présente Association aura pour objet:

  1. La promotion et la stimulation des plus hautes normes d’éthique dans le secteur de la destruction de l’information.
  2. La promotion des intérêts et du bien-être social du secteur de la destruction d’information; la stimulation de l’efficacité et de l’amélioration de ces services; l’élargissement de la portée du secteur et la stimulation de l’utilisation des services proposés par les membres aux divers commerces, industries, institutions scolaires et gouvernements.
  3. La création d’une meilleure reconnaissance du secteur qui répond aux besoins des divers commerces, industries, institutions scolaires et gouvernements et de son rôle dans la protection de la confidentialité de l’information et des données.
  4. La direction et la promotion de recherches en matière d’amélioration des processus, des matériaux et du marketing dans le secteur de la destruction d’information.
  5. L’élargissement de la communication entre les sociétés exerçant une activité dans ce secteur.
  6. La direction et la promotion de toute autre activité logique qui permettra de stimuler la croissance économique du secteur de la destruction d’information.

Section 2. EXÉCUTION DES FINALITÉS ET OBJECTIFS: En vue de l’exécution desdits finalités et objectifs, l’Association s’engage à mener toutes les activités légales nécessaires et appropriées à l’exécution des finalités et objectifs visés ci-après. L’Association est constituée en tant que société sans but lucratif. Tous les revenus dérivant de cotisations ou d’autres sources seront utilisés afin de satisfaire les finalités susmentionnées, ainsi qu’il est stipulé dans les Statuts constitutifs et dans la Section 1 du présent Article. À aucun moment les propriétés ou les revenus d’activités de l’Association ne sauraient être utilisés aux fins de profit personnel d’un quelconque membre.

ARTICLE III

Adhésion

Section 1. MEMBRES ACTIFS: Toute entreprise ou société non franchisée activement engagée en faveur de la destruction de l’information dans le secteur du commerce, de l’industrie, de l’éducation et du secteur public, possédant sa ou ses propre(s) usine(s) ou moyen(s) de destruction d’information sur site ou hors site, peut devenir un Membre Actif de l’Association, assujetti à et lié par tous les statuts et règles de l’Association en vigueur au moment de l’admission dudit membre, ainsi que par leurs révisions et amendements ultérieurs. Le titre de Membre Actif ne fait pas l’objet d’une cession automatique. Dans l’éventualité d’un changement de participation majoritaire du titre de Membre Actif, le nouveau détenteur est tenu d’informer l’ANDI du changement de propriété ou de statut par notification écrite dans un délai de 30 jours à compter du changement de propriété ou de statut, ou préalablement à l’assemblée générale des membres de l’ANDI suivante, selon le cas. Le Comité d’adhésion déterminera le droit de cession et/ou le nouveau statut du titre de Membre Actif de l’ANDI, suite au changement de propriété, dans un délai de 60 jours à compter de la notification de changement de propriété.

Section 2. MEMBRES FRANCHISÉS: Toute entreprise ou société liée par une relation de franchise avec une autre société et activement engagée en faveur de la destruction de l’information dans le secteur du commerce, de l’industrie, de l’éducation et du secteur public, qui possède sa ou ses propre(s) usine(s) ou moyen(s) de destruction d’information sur site ou hors site, peut devenir un Membre Franchisé de l’Association, assujetti à et lié par tous les statuts et règles de l’Association en vigueur au moment de l’admission dudit membre, ainsi que par leurs révisions et amendements ultérieurs. Le titre de Membre Franchisé ne fait pas l’objet d’une cession automatique. Dans l’éventualité d’un changement de participation majoritaire du titre de Membre Franchisé ou dans l’éventualité d’une modification de la structure du capital social en statut indépendant et non titulaire de licence, la société-Membre Franchisée est tenue d’en informer l’ANDI par notification écrite dans un délai de 30 jours à compter du changement de propriété ou de statut, ou préalablement à l’assemblée générale des membres de l’ANDI suivante, selon le cas. Le Comité d’adhésion déterminera le droit de cession et/ou le nouveau statut du titre de Membre Franchisé de l’ANDI, suite au changement de propriété, dans un délai de 60 jours à compter de la notification dudit changement.

Section 3. MEMBRES ASSOCIÉS: Toute entreprise ou société qui fournit un produit ou service relatif à la destruction d’information aux Membre de l’Association ou toute entreprise ou société qui participe au secteur de la destruction d’information peut devenir un Membre Associé de l’Association, assujetti à et lié par tous les statuts et règles de l’Association en vigueur au moment de l’admission dudit membre, ainsi que par leurs révisions et amendements ultérieurs, tel que visé ci-après. Les Membres Associés ne seront pas autorisés à participer au vote, mais pourront par ailleurs prendre part aux activités de l’association.

Section 4. MEMBRES HONORAIRES: Lesdites personnes bénéficiant de la qualité de Membre Honoraire seront élues par le Conseil d’administration. Lesdits Membres Honoraires ne seront pas autorisés à participer au vote, ni à exercer une fonction au sein de l’Association.

Section 5. MEMBRES INDIVIDUELS: Toute personne individuelle ayant exercé une activité dans le domaine de la destruction d’information et souhaitant rester en contact avec l’Association; ainsi que tout professionnel engagé dans la gestion de l’information et/ou de la sécurité (par ex. gestionnaires des données et de l’information, SIG, ADP, ainsi que professionnels, experts en imagerie, archivistes dans le domaine de la Sécurité, gestionnaires des soins de santé, gestionnaires de services juridiques, bibliothécaires et formateurs), peut présenter sa candidature en vue de devenir membre individuel. Lesdits Membres individuels ne seront pas autorisés à participer au vote, ni à exercer une fonction au sein de l’Association. Le Conseil d’administration de l’ANDI peut accorder, sur vote majoritaire, le statut de Membre individuel à toute personne ou organisation ne réunissant pas les conditions requises pour toute autre catégorie de membre de l’ANDI.

Section 6. CANDIDATURE: Toute candidature au statut de membre et sa cotisation appropriée seront reçues et examinées par le Secrétaire général. Si le Secrétaire général estime que la société candidate réunit les conditions minimales exigées pour l’adhésion, la candidate sera alors acceptée au sein de l’Association, sous réserve d’examen par le Comité d’adhésion, qui devra avoir lieu dans le délai imparti. Si le Comité d’adhésion devait soulever des questions sur les aptitudes au candidat à réunir les conditions requises pour l’adhésion, le candidat en sera informé par notification écrite envoyée par le Secrétaire général et aura la possibilité de clarifier ou de défendre sa candidature. Au cas où le candidat ne souhaiterait pas fournir d’informations permettant de clarifier ou de défendre sa candidature tel que requis dans un délai de trente (30) jours, le Secrétaire général procèdera au remboursement des cotisations versées. Si le candidat souhaite contester une décision de non-conformité aux conditions d’adhésion requises, il a la possibilité de faire appel de ladite décision auprès du Conseil d’administration dans un délai de 30 jours de ladite notification. Ledit appel devra faire l’objet d’une demande écrite et introduit auprès du Secrétaire général. Dans le cas d’un appel, le Conseil devra statuer sur l’appel lors de la réunion d’administration suivante et examiner tout document soumis à l’examen au moment donné. Le candidat peut décider d’assister à la réunion du Conseil d’administration et de présenter lui-même les arguments de son appel, à son gré. La décision prise à cet égard par le Conseil sera définitive.

Section 7. CERTIFICAT D’ASSOCIATION ET LOGO: Tout Membre Actif, à l’exception de ses franchisés, tout Membre Franchisé et tout Membre Associé accepté en tant que Membre par le Secrétaire général et le Conseil d’adhésion recevra un certificat d’association en provenance du Siège de l’Association. Ledit certificat d’adhésion n’est en aucun cas cessible à toute autre entreprise, société ou entité. En outre, les Membres Actifs acceptés, à l’exception de leurs franchisés, les Membres Franchisés et les Membres Associés seront autorisés à utiliser le logo de l’Association. L’utilisation du logo par le Membre ou le certificat d’adhésion du Membre n’implique pas, ni n’induit en erreur toute personne concernant l’adhésion ou la certification de toute entreprise, société ou entité qui n’est pas membre de plein droit de l’Association. Ledit logo ou certificat d’adhésion peut être affiché et utilisé aussi longtemps que le membre est en règle et en conformité avec toutes les conditions d’adhésion. En cas de résiliation de l’adhésion pour quelque raison que ce soit, l’utilisation du logo et du certificat prendra fin. Toute utilisation du logo et du certificat d’adhésion, ainsi que toute référence à l’Association, seront alors retirées des en-têtes, des camions publicitaires, de la documentation et de tout autre matériel dans un délai de trente jours, sauf délai supplémentaire accordé par le Conseil d’administration.

Section 8. RÉSILIATION D’ADHÉSION: La durée d’adhésion est illimitée jusqu’à sa résiliation pour motif de démission, de défaut de paiement des cotisations, de manquement aux critères d’adhésion ou sur action du Conseil d’administration pour conduite jugée préjudiciable à l’Association, pour violation des présentes ou de toute autre règle ou pratique en vigueur au sein de l’Association.

Toute adhésion sera automatiquement résiliée après 60 jours de défaut de paiement des cotisations exigibles. Dans des circonstances particulières, ladite résiliation peut faire l’objet d’un réexamen et d’une annulation par le Conseil d’administration. La résiliation par action du Conseil d’administration sera obtenue sur vote des 2/3 du Conseil. Pour toute raison autre que le défaut de paiement des cotisations, le membre concerné recevra une notification écrite et sera autorisé à une audience devant le Conseil d’administration préalablement à la résiliation de son adhésion, sur requête écrite adressée au Secrétaire général. Tout membre dont l’adhésion est résiliée par le Conseil d’administration sera averti des présentes dans les plus brefs délais par le Secrétaire général.

Section 9. RÉINTÉGRATION: Sur demande écrite adressée au Secrétaire général, toute entreprise ou société dont l’adhésion à l’Association a été résiliée peut demander au Conseil sa réintégration en tant que membre. Le Conseil d’administration peut voter la réintégration dudit ancien membre ou membre suspendu par un vote affirmatif des deux tiers des membres, en vertu des conditions jugées appropriées par le Conseil d’administration.

ARTICLE IV

Cotisations normales et cotisations spéciales

Section 1. COTISATIONS ANNUELLES: Le Conseil d’administration évaluera périodiquement le montant du droit d’adhésion, le cas échéant, et les cotisations annuelles exigibles de la part de chaque catégorie de membre.

Section 2. PAIEMENT DES COTISATIONS: Les cotisations seront payées tous les ans sur la base d’une année calendrier. Tout membre dont les cotisations normales et/ou spéciales ne sont pas à jour n’est pas qualifié pour participer aux réunions, programmes et services proposés par l’Association aux tarifs réservés aux membres.

Section 3. MEMBRE HONORAIRE: Les membres honoraires ne seront assujettis à aucune cotisation.

ARTICLE V

Assemblée des Membres

Section 1. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE: Une assemblée générale annuelle des membres se tiendra au moment et en lieu déterminés par le Conseil d’administration. L’objectif de ladite assemblée consistera en la présentation des rapports annuels et de la conclusion des affaires de toute autre nature proposées en bonne et due forme au Conseil.

Section 2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE: Les assemblées générales extraordinaires de membres peuvent être convoquées soit par le Président, soit par le Conseil d’administration aux fins stipulées lors de la convocation de l’assemblée. Une assemblée extraordinaire supplémentaire des membres peut être sollicitée par le Président sur convocation écrite d’au minimum 25% des Membres Actifs de l’Association. Toute assemblée générale extraordinaire se tiendra au moment et en lieu fixés par le Président et/ou par le Conseil d’administration.

Section 3. AVIS DE CONVOCATION: Un avis de convocation écrit, indiquant le lieu, la date et l’heure de toute assemblée des membres, sera envoyé par le Secrétaire général à chaque membre à une date comprise entre dix (10) et soixante(60) jours préalablement à ladite assemblée, à l’exception de tout avis de convocation relatif à un amendement des statuts constitutifs, un projet de fusion, une proposition de vente d’actifs autre que celles prévues dans le cadre normal des activités de l’Association ou une discussion sur lasociété, qui sera envoyé à une date comprise entre vingt-cinq (25) et soixante (60) jours préalablement à la date de ladite assemblée. En cas d’assemblée extraordinaire, ou si tel est requis par les statuts ou par le présent règlement interne, l’objet de la convocation de l’assemblée sera clairement indiqué sur l’avis de convocation. En cas d’envoi par la poste, l’avis de convocation sera réputé dûment réceptionné lors d’un envoi préaffranchi par courrier postal américain à l’attention du membre et à l’adresse figurant sur les registres de l’association. En cas d’envoi électronique de l’avis de convocation, un accusé de réception de l’avis sera conservé et présenté lors de l’assemblée. En cas d’ajournement d’une assemblée à un autre lieu ou moment, l’envoi d’un nouvel avis ne sera pas nécessaire si le moment et le lieu en question sont annoncés lors de l’assemblée qui a lieu au moment de l’ajournement.

Section 4. DROITS DE VOTE, QUORUM ET MODE D’ACTION: Toute entreprise ou société détentrice du titre de Membre Actif aura droit à un vote. Les votes ne peuvent faire l’objet ni d’une cession, ni d’une procuration. Un dixième du nombre de votes total des Membres Actifs de l’Association constituera le quorum de toute décision de l’assemblée. Aucune affaire ne pourra être statuée en l’absence de quorum. Toute décision prise à la majorité des voix des Membres Actifs lors d’une assemblée à laquelle le quorum a été présent sera considérée comme une décision prise par tous les membres, sauf mention contraire des présentes.

Section 5. ORDRE DES TRAVAUX: Le code Robert’s Rules of Order régira l’ordre des travaux lors de toute assemblée de l’Association et du Conseil d’administration, sauf décision contraire prise par vote majoritaire des Membres Actifs présents à ladite assemblée. Toute question ayant trait aux procédures parlementaires de toute assemblée sera réglementée par le code Robert’s Rules of Order. Le Président décidera de la priorité à accorder aux affaires sans débat, conformément au code Robert’s Rules of Order.

ARTICLE VI

Conseil d’administration

Section 1. COMPÉTENCE: Le Conseil d’administration aura pour responsabilité de prendre les mesures nécessaires à la mise en œuvre des objectifs et finalités de l’Association. Le Conseil d’administration sera en charge de la supervision, du contrôle et de la direction de la propriété et des activités de l’Association et décidera de ses politiques dans la limite du présent règlement. Le Conseil d’administration pourra déléguer des droits à tout représentant, comité ou employé de l’Association et aura le pouvoir le pouvoir de décider de la personne autorisée à signer tout document ou tout contrat au nom de l’Association, ainsi que celui d’accorder lesdites autorisations. Le Conseil d’administration pourra adopter lesdits règlements relatifs à la direction de ses activités, tel qu’il le juge nécessaire.

Section 2. NOMBRE: Le Conseil d’administration sera composé d’un nombre total de treize (13) membres individuels, parmi lesquels les responsables (le Président, le Vice-président, le Secrétaire, le Trésorier et le Président sortant) et huit (8) administrateurs élus. Les administrateurs seront élus parmi tous les représentants de sociétés-membres actives et qualifiées comme suit; un (1) Administrateur parmi les sociétés-membres actives payant le montant maximal de cotisations, un (1) Administrateur parmi les représentants des sociétés-membres actives détentrices de la majorité des activités de destruction d’information en Europe, un (1) Administrateur parmi les représentants des sociétés-membres actives détentrices de la majorité des activités de destruction d’information au Canada, un (1) Administrateur parmi les représentants des sociétés-membres actives détentrices de la majorité des activités de destruction d’information en Australasie, et quatre (4) Administrateurs non-spécifiques parmi les représentants de la population générale des sociétés-membres actives non représentées par un Administrateur identifié dans les positions susmentionnées.

Section 3. QUALIFICATION DES ADMINISTRATEURS: Toute personne activement engagée dans le secteur de la destruction de l’information et soit employée par une société-membre active, soit représentant ou propriétaire d’une société-membre active, remplira les conditions requises à l’élection au Conseil d’administration. Toutefois, si un quelconque membre du Conseil d’administration met fin à sa participation active dans le secteur de la destruction d’information ou si une société-membre active cesse d’être en règle avec l’association, cette personne ne sera alors plus habilitée à exercer ses fonctions d’administrateur ou de représentant, indépendamment du fait qu’elle ait rempli les conditions requises au moment de son élection. En cas de ladite exclusion, le siège ainsi vacant pourra être pourvu, conformément aux clauses ci-après. Un nombre maximal d’un représentant de Membre Actif pourra parallèlement siéger au Conseil d’administration. Le Secrétaire général sera membre de droit du Conseil d’administration sans droit de vote. Les Membres Franchisés ne remplissent pas les conditions requises pour une élection au Conseil d’administration.

Section 4. DURÉE DE MANDAT: Les huit (8) Administrateurs élus siègeront au Conseil pour une durée de deux (2) ans et ne seront pas habilités à être réélus lors du mandatsuivant, à l’exception unique des Administrateurs de la région Australasie élus en 2011, souhaitant se présenter pour un second mandat d’une (1) année et dont la candidature est admissible pour une réélection en 2012. Les représentants et Administrateurs prendront leurs fonctions à l’Assemblée Générale d’adhésion de l’Association tenue l’année de leur élection.

Section 5. ASSEMBLÉE D’ADMINISTRATEURS: Les assemblées du Conseil d’administration peuvent être convoquées par le Président; ladite convocation sera envoyée par courrier postal ou électronique à la dernière adresse enregistrée sur les registres de l’association à quinze (15) jours au minimum de la convocation prévue de ladite assemblée. A la demande écrite de la part de quatre membres du Conseil d’administration, un appel à la convocation d’une assemblée extraordinaire du Conseil d’administration peut être émis, avec un préavis d’au moins trois (3) jours exigé pour ladite assemblée extraordinaire. Une assemblée ordinaire du Conseil se tiendra immédiatement à la suite de l’assemblée générale annuelle des membres.

Section 6. PRÉSENCE DES MEMBRES: Les Membres Actifs de l’Association en règle seront protégés par le privilège d’assister aux assemblées du Conseil d’administration et disposeront du droit d’exprimer leurs opinions, mais pas du droit de vote.

Section 7. QUORUM DE L’ASSEMBLÉE D’ADMINISTRATEURS: La majorité du Conseil d’administration constituera un quorum de la conclusion des affaires. En l’absence de Président et de Vice-président, le quorum existant choisira un Président d’assemblée. En l’absence de quorum, un moindre nombre de membres pourra ajourner l’assemblée à un jour ultérieur, n’excédant pas un délai de dix (10) jours, sans autre avis.

Section 8. ABSENCE DES ADMINISTRATEURS: Tout membre du Conseil d’administration qui sera dans l’incapacité d’assister à une assemblée du Conseil devra en avertir le Président du Conseil. En cas d’absence d’un Administrateur lors de deux assemblées du Conseil au cours d’un an, le Président peut déclarer son siège vacant et le siège ainsi vacant pourra être pourvu, tel que visé dans la Section 9.

Section 9. VACANCE DE SIÈGE: En cas de vacance de siège au Conseil d’administration pour raison de décès, de démission ou autre, ledit siège sera pourvu sur vote majoritaire des membres restants du Conseil d’administration à l’assemblée ordinaire suivante du Conseil, à moins qu’une telle vacance ne survienne en cours d’assemblée, dans quel cas le siège vacant pourra être immédiatement pourvu. La personne ainsi choisie prendra ses fonctions pour l’entière durée du mandat restant de son prédécesseur et sera habilitée à demander sa réélection pour le mandat suivant. Toute personne nommée à un siège vacant au Conseil d’administration remplira les conditions requises, tel que visé ci-après.

Section 10. INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS: L’Association procèdera à l’indemnisation et à la mise hors de cause de tout Administrateur et de tout Responsable de l’Association pour et envers toutes pertes, coûts et dépenses raisonnables engagés par les présentes concernant le paiement, le règlement amiable ou la défense relative à toute réclamation, plainte ou procédure judiciaire lancée à son encontre en raison de sa fonction présente ou passée d’administrateur ou de responsable ou de toute décision prétendue prise ou omise par ledit Administrateur ou Responsable. Les droits d’indemnisation et d’exonération liés au présent Article s’appliquent que la personne occupe ou non ses fonctions d’Administrateur ou de Responsable au moment de la perte, des coûts ou dépenses occasionnés. Lesdits droits ne s’appliquent pas aux cas suivants: (1) toute question impliquant ledit Administrateur ou Responsable statuée en jugement définitif, dont la procédure ou la plainte sont le résultat d’une inconduite volontaire ou d’une négligence personnelle; ou (2) en l’absence de jugement définitif, toute perte, coût ou dépense occasionnée que les membres de l’Association estiment être le résultat d’une inconduite volontaire ou d’une négligence personnelle de la part dudit Administrateur ou Responsable, sur vote majoritaire du Conseil.

Les droits visés ci-après ne sont pas réputés exclusifs de tout autre droit auquel ladite personne peut par ailleurs prétendre et cette clause ne peut nullement restreindre le droit à l’indemnisation ou au remboursement de la part de l’Association de ladite personne dans tous les cas adéquats, même s’ils ne sont pas mentionnés par les présentes. Les droits visés ci-après s’appliquent aux personnes agissant ou ayant agi à la demande de l’Association, soit en tant qu’administrateur ou responsable d’une association à laquelle la présente association appartient, soit pour une association ayant présenté un intérêt en tant qu’investisseur ou créancier, ou encore pour toute autre raison dans l’intérêt des Membres de l’Association ou en toute autre qualité.

Section 11. CONFLIT D’INTÉRÊT: Toute action contraire ou nuisible aux finalités, aux objectifs, aux intérêts ou aux missions de l’association de la part d’un membre du Conseil de l’ANDI ou de toute société-membre de l’ANDI qu’il représente sera considérée comme inappropriée ou comme conflit d’intérêt. Par conséquent, le Conseil d’administration sera responsable de l’élaboration, de la mise en place, de l’application et de la révision périodique de directives visant à dénoncer, préciser et résoudre lesdits conflits d’intérêt susceptibles de survenir. Lesdites directives devraient inclure des éléments de diligence raisonnable, de procédure établie et de stratégie de résolution du conflit d’intérêt, y compris le cas échéant la radiation d’un Membre du Conseil. Lesdites directives seront soumises à l’approbation du Conseil d’administration de l’ANDI par vote majoritaire.

ARTICLE VII

Responsables et Secrétaire général

Section 1. RESPONSABLES: Les responsables de la présente Association seront le Président, le Vice-président, le Secrétaire et le Trésorier.

Section 2. ÉLECTION: Tout Membre de l’Association pourra élire les responsables et administrateurs de l’Association par vote à bulletin secret, en temps et lieu agrées par le Conseil d’administration de l’ANDI. La position de Vice-président est définie pour une durée d’un an, après laquelle le Vice-président deviendra automatiquement Président pour une durée d’un an, lequel pourra occuper la fonction de Président sortant pour l’année suivante. Pour remplir les conditions de nomination, d’élection ou de fonction de Vice-président de l’ANDI, 2 années d’expérience au Conseil d’administration seront exigées ou une fonction de Président de Comité au cours des 6 années précédentes. Une fois élu au poste de Vice-président, ladite personne ainsi élue ne sera plus admissible pour une réélection au poste de Vice-président avant d’avoir occupé une autre fonction au sein du Conseil d’administration ou après 1 année d’absence au Conseil à compter de la fin de son mandat de Président sortant. Dans le même temps et de la même manière, les membres de l’Association pourront exclusivement élire soit le Trésorier, soit le Secrétaire pour un mandat de deux ans, de telle manière que lesdits mandats des postes respectifs expirent tous les ans en alternance.

Un scrutin majoritaire uninominal des Membres Actifs sera exigé pour l’élection des Responsables et des quatre (4) Administrateurs non-spécifiques. L’Administrateur représentant les sociétés-membres de l’ANDI payant la cotisation la plus élevée sera élu par scrutin majoritaire uninominal par toutes les sociétés-membres de l’ANDI payant la cotisation la plus élevée. Les Administrateurs de régions seront élus par les Sociétés-membres exerçant le plus grand nombre d’activités dans leur région respective.

Section 3. CAUTION DE LOYAUTÉ: Le Trésorier ou toute autre personne en charge de la gestion des fonds ou des biens de l’Association devra souscrire, à l’appréciation du Conseil d’administration, une caution de loyauté au profit de l’Association, du montant prescrit par ledit Conseil.

Section 4. OBLIGATIONS DES RESPONSABLES: Les droits et obligations des Responsables de l’Association sont définis comme suit:

PRÉSIDENT: Le Président sera le principal membre de l’Association et sera en charge de la supervision et du contrôle des affaires et activités de l’Association. Le Président convoquera et présidera toutes les réunions de l’Association, ainsi que le Conseil d’administration. Le Président est en mesure de signer tout matériel autorisé par le Conseil d’administration et est généralement chargé de toute tâche qui entre dans ses attributions de Président ou qui lui est attribuée par le Conseil d’administration. Le Président nommera un Président pour chaque comité, sauf mention contraire visée par les présentes, et deviendra un membre d’office avec droit de vote de tous les comités, à l’exception du Comité des Candidatures. En cas de siège vacant au poste de Président ne pouvant être attribué au Vice-président, toute personne nommée et dûment approuvée par le Conseil d’administration de l’ANDI doit remplir les conditions exigées, soit 2 années d’expérience au Conseil d’administration ou une fonction de Président de Comité au cours des 6 années précédentes.

VICE-PRÉSIDENT: En l’absence du Président ou en cas d’incapacité ou de défaut d’exécution du Président, le Vice-président exercera les attributions du Président, et, ce faisant, disposera de tous les pouvoirs du Président. Le Vice-président présidera le Comité d’adhésion et exercera lesdites autres fonctions attribuées au besoin par le Président ou par le Conseil d’administration.

SECRÉTAIRE: La fonction du Secrétaire consistera à assister à toutes les assemblées du Conseil d’administration et d’établir un procès-verbal des délibérations, ainsi que de veiller à l’application des décisions prises par le Conseil d’administration.

TRÉSORIER: Le Trésorier aura pour fonction la supervision et le contrôle général des questions fiscales de l’Association. Le Trésorier sera également en charge de la planification d’un audit des comptes annuels des transactions financières de l’Association. Les documents financiers de l’Association seront accessibles à tous les membres du Conseil d’administration à tout moment et mis à la disposition pour examen par tout membre de l’Association.

PRÉSIDENT SORTANT: Le Président Sortant est la personne qui vient de finir son mandat de Président. Il/elle aura un rôle consultatif auprès du Conseil d’administration et disposera du plein droit de vote. Le Président Sortant présidera le Comité des candidatures, tel que visé ci-après.

SECRÉTAIRE GÉNÉRAL: Le Secrétaire général sera en charge du fonctionnement administratif et journalier de l’Association et peut être constitué soit d’un salarié de l’Association, soit d’une organisation employée par le Conseil d’administration. Le Secrétaire général sera responsable devant le Conseil d’administration. Le Secrétaire général aura qualité pour exécuter les contrats au nom de l’Association, ainsi qu’il est approuvé par le Conseil d’administration, et s’acquittera d’autres fonctions, lesquelles lui seront assignées par le Président ou par le Conseil.

ARTICLE VIII

Comités

Section 1. NOMINATION DES COMITÉS: Tous les comités seront formés par le Président, sous réserve d’approbation par le Conseil, à l’exception du Comité exécutif et du Comité des candidatures.

Section 2. COMITÉ EXÉCUTIF: Le Comité se composera des responsables élus de l’Association et du Président Sortant. Le Comité sera en charge des questions afférentes à l’Association entre les assemblées du Conseil et lesdites autres fonctions attribuées au besoin par la majorité du Conseil d’administration.

Section 3. NOMINATION DU COMITÉ ET PROCÉDURE DE NOMINATION: A la deuxième assemblée du Conseil d’administration suivant chaque assemblée annuelle, le Président devra nommer, sous réserve d’approbation par le Conseil d’administration, un Comité des candidatures constitué de deux (2) membres en sus du Président Sortant. Le Président Sortant exercera les fonctions de Président de ce Comité. En cas d’incapacité du Président Sortant, les Administrateurs désigneront l’un des deux autres membres du Comité pour exercer les fonctions de Président dudit Comité. Lors de la sélection des deux membres restants du Comité des candidatures, une prise en compte de la répartition géographique sera nécessaire. Suite à la nomination du Comité des candidatures, tous les membres de ladite Association en seront informés par avis, afin de leur permettre de suggérer au Comité de nouveaux candidats aux postes de Responsables et d’Administrateurs pour l’année suivante. Le Comité passera en revue, par correspondance ou autre, les candidats du point de vue de leur admissibilité en vertu des présentes et obtiendra de la part des candidats nommés l’engagement d’exercer les fonctions qui leur seront attribuées, en cas de nomination. S’il n’existe aucun candidat pour un siège vacant, le Comité cherchera dans la mesure du possible des candidats parmi les Membres Actifs, dans l’intérêt bien entendu de l’Association. La liste des candidats sera soumise au Secrétaire de l’Association dans un délai de soixante (60) jours avant l’assemblée générale annuelle. Un mémo desdits candidats accompagné du préavis de l’assemblée annuelle sera envoyé aux membres. Il indiquera que des nominations supplémentaires pourront être annoncées en séance.

Section 4. COMITÉ D’ADHÉSION: Présidé par le Vice-président, le Comité d’adhésion sera en charge des adhésions au sein de l’Association.

Section 5. PROCÉDURES DES COMITÉS: Tous les Comités se conformeront aux procédures opérationnelles telles que visées dans le code Roberts Rules of Order.

ARTICLE IX

Remboursement de dépenses

Sous réserve d’approbation par le Conseil d’administration, tout membre de l’Association, y compris Responsables et membres du Conseil d’administration, ainsi que tout membre de Comité, pourra être remboursé des dépenses engagées dans le cadre de leurs fonctions dûment assignées au sein de l’Association.

ARTICLE X

Dispositions diverses

Section 1. DISSOLUTION: En cas de dissolution de l’Association, il incombera au Trésorier de veiller au paiement de toutes les dettes et créances de l’Association. Toute somme restante au terme du paiement des dettes et créances sera distribuée à une ou plusieurs organisations caritatives, institutions éducatives, scientifiques ou philanthropiques choisies par le Conseil d’administration.

Section 2. PREUVE D’AUTORITÉ: Un certificat émis par le Secrétaire relatif aux fonctions des membres, des Administrateurs, du Comité exécutif ou de tout Responsable ou représentant de l’Association constituera aux yeux de toute personne de bonne foi une preuve absolue d’autorité pour lesdites fonctions.

Section 3. INTERPRÉTATION DU RÈGLEMENT INTERNE: Au cours de toute assemblée, ordinaire ou extraordinaire, le Président sera habilité à faire toute interprétation nécessaire du présent règlement interne. Cependant, tout membre du Conseil d’administration peut faire appel de ladite interprétation du Règlement interne de la présente Association. La décision rapide prise à cet égard par la majorité du Conseil d’administration sera définitive et péremptoire. Toutefois, tout membre peut porter l’affaire à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle suivante, pour réévaluation et intervention. Si la décision de la majorité des membres présents infirme ou modifie la décision des Administrateurs, cela ne saurait affecter la validité de toute action déjà accomplie ou omise fondée sur la décision des Administrateurs.

Section 4. GRIEF DES MEMBRES: Toute personne ayant un grief doit tout d’abord en informer le Secrétaire général par écrit. Aucune question ne peut être ajoutée à l’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle si elle ne figure pas dans le rapport du Président.

Section 5. ANNÉE BUDGÉTAIRE: L’année budgétaire de l’Association prendra fin le 30 juin de chaque année.

ARTICLE XI

Amendements au Règlement interne

Section 1. AMENDEMENT PAR LES MEMBRES: Le présent Règlement interne pourra être amendé, abrogé ou modifié en intégralité ou en partie, sur vote majoritaire des membres de l’Association, en personne lors de toute assemblée ordinaire ou extraordinaire de l’Association, sous réserve de soumettre l’amendement à chaque membre par courrier à sa dernière adresse connue, au moins trente (30) jours avant la date prévue de l’assemblée qui devra statuer sur la demande d’amendement.

Section 2. AMENDEMENT PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION: Le présent Règlement interne pourra être amendé, abrogé ou modifié par le Conseil d’administration entre les assemblées générales, à condition toutefois que lesdits amendements soient décidés par vote unanime de tous les Administrateurs. En cas d’amendement du Règlement interne soumis à une assemblée du Conseil d’administration à laquelle tous les membres ne sont pas présents, ledit amendement n’entrera en vigueur qu’à compter du vote affirmatif de tous les administrateurs et devra faire l’objet d’un consentement écrit soumis dans un délai de dix jours suivant le vote dudit amendement.

Section 3. RATIFICATION DES AMENDEMENTS DES ADMINISTRATEURS: Toute modification du Règlement interne effectuée par les Administrateur conformément à la section ci-dessus doit être soumise aux membres pour ratification lors de l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire suivante, par courrier postal ou électronique. La notification d’adoption dudit amendement par le Conseil d’administration devra être incluse dans le préavis de l’Assemblée générale en question.

ARTICLE XII

Règlement Amiable des Réclamations ou Litiges par Arbitrage

  1. Toute controverse ou réclamation découlant de ou en rapport avec le présent Règlement interne, ou de violation des présentes, devra être réglé à l’amiable par arbitrage régi par l’American Arbitration Association (association américaine d’arbitrage), conformément aux et en vertu des règles d’arbitrage commercial, dont la décision rendue sera valable dans tout tribunal ayant juridiction sur les présentes.
  2. Les parties conviennent que l’arbitrage sera tenu devant un arbitre à choisir en conformité avec les règles de l’American Arbitration Association, mis à part le fait que ledit arbitre doit être un avocat en activité ou un juge à la retraite.
  3. Les deux parties devront se partager équitablement les frais de justice afférents à l’American Arbitration Association.
  4. Chaque partie sera tenue de régler ses propres frais d’avocats, ainsi que tous ses frais, ses débours et ses dépenses accessoires.
  5. Toute procédure d’arbitrage commencée sous les présentes se tiendra aux Bureaux de l’American Arbitration Association dans la ville la plus proche du Président de l’ANDI en poste.

Approuvé dans sa version modifiée par le Conseil d’administration : 3 avril 2009 ; 3 janvier 2010.
Ratifié dans sa version modifiée par les Adhérents de l’ANDI: 4 mars 2010.