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Regolamento

ARTICOLO I

Nome

Il nome dell’Associazione é “The National Association for Information Destruction” (NAID), ossia “Associazione Nazionale per la Distruzione di Informazioni” (ANDI).

ARTICOLO II

Scopo

Paragrafo 1. SCOPO ED OBIETTIVI: Gli scopi dell’Associazione sono:

  1. Promuovere ed incoraggiare i più elevati standard etici per il settore della distruzione di informazioni.
  2. Promuovere gli interessi ed il benessere generale del settore della distruzione di informazioni; incoraggiare l’efficienza ed ingenerare un miglioramento in detti servizi; portare avanti gli obiettivi del settore ed incoraggiare l’utilizzo di servizi forniti dai membri nel commercio, nell’industria, nelle istituzioni scolastiche e governative.
  3. Creare una maggiore riconoscibilità del settore, quale punto di incontro delle necessità delle attività del commercio, dell’industria e delle istituzioni scolastiche e governative, nonché del suo ruolo nella protezione della riservatezza di informazioni e dati.
  4. Gestire e promuovere la ricerca in merito al miglioramento di processi, materiali ed attività di marketing per il settore della distruzione di informazioni.
  5. Sostenere una miglior comunicazione tra le compagnie facenti parte del settore.
  6. Condurre e promuovere altre simili attività intellettuali che possano migliorare la crescita economica del settore della distruzione di informazioni.

Paragrafo 2. PROMOZIONE DEGLI SCOPI E DEGLI OBIETTIVI: Per la promozione di detti scopi ed obiettivi, l’Associazione dovrà impegnarsi in tutte le attività legittime necessarie ed appropriate alla promozione degli scopi ed obiettivi stabiliti nel presente atto. L’Associazione è organizzata come organismo non-profit. Tutti i guadagni derivanti dalle quote associative e da altre fonti saranno utilizzati per il raggiungimento dei relativi scopi statuiti, come stabilito nello Statuto di Fondazione della compagnia e nel Paragrafo 1 del presente Articolo. In nessun caso le proprietà o i guadagni derivanti dalle attività dell’Associazione verranno utilizzati per il beneficio personale di uno qualsiasi dei membri.

ARTICOLO III

Affiliazione

Paragrafo 1. MEMBRI ATTIVI: Qualsiasi azienda o compagnia non in franchising attivamente impegnata nella fornitura di soluzioni per la distruzione di informazioni ai settori del commercio, dell’industria e delle istituzioni scolastiche e governative e che faccia operare i propri mezzi e/o impianti per la distruzione di informazioni on-site e/o off-site potrebbe divenire un Membro Attivo dell’Associazione, soggetto e vincolato a tutte le regolamentazioni ed alle politiche dell’Associazione stessa, in base a quanto in vigore al momento dell’ammissione di detto membro o secondo le successive revisioni o modifiche. Lo status di Affiliazione Attiva non è automaticamente trasferibile. Nell’eventualità di un cambiamento di maggioranza nelle quote di proprietà di un Membro Attivo, la nuova proprietà è responsabile della relativa notifica al NAID in forma scritta, da recapitarsi entro e non oltre 30 giorni dalla data della variazione di proprietà o status, o prima del successivo meeting generale degli affiliati NAID, nel caso in cui dovesse esser programmato prima della scadenza dei 30 giorni. Il Comitato di Affiliazione deciderà in merito alla trasferibilità e/o all’eventuale nuovo status di collocazione del Membro Attivo NAID, che sia stato soggetto ad una variazione di proprietà, entro e non oltre 60 giorni dalla notifica del cambiamento proprietario.

Paragrafo 2. MEMBRO IN FRANCHISING: Qualsiasi azienda o compagnia attivamente impegnata nella fornitura di soluzioni per la distruzione di informazioni ai settori del commercio, dell’industria e delle istituzioni scolastiche e governative e che faccia operare i propri mezzi e/o impianti per la distruzione di informazioni on-site e/o off-site con un rapporto di franchising di qualsiasi tipo con un altro soggetto aziendale potrebbe divenire un Membro In Franchising dell’Associazione, soggetto e vincolato a tutte le regolamentazioni ed alle politiche dell’Associazione stessa, in base a quanto in vigore al momento dell’ammissione di detto Membro In Franchising o secondo le successive revisioni o modifiche. Lo status di Affiliazione In Franchising non è automaticamente trasferibile. Nell’eventualità di un cambiamento di maggioranza nelle quote di proprietà di un Membro In Franchising o nel caso di una qualsiasi variazione delle strutture proprietarie ad uno status indipendente e senza necessità di autorizzazioni da parte di terzi, la compagnia del Membro In Franchising è responsabile della relativa notifica al NAID in forma scritta, da recapitarsi entro e non oltre 30 giorni dalla data della variazione di proprietà o status, o prima del successivo meeting generale degli affiliati NAID, nel caso in cui dovesse esser programmato prima della scadenza dei 30 giorni. Il Comitato di Affiliazione deciderà in merito alla trasferibilità e/o all’eventuale nuovo status di collocazione del Membro In Franchising NAID, che sia stato soggetto ad una variazione di proprietà o status, entro e non oltre 60 giorni dalla notifica di detto cambiamento.

Paragrafo 3. MEMBRO ASSOCIATO: Qualsiasi azienda o compagnia che fornisce prodotti o servizi ai Membri dell’Associazione o qualsiasi azienda o compagnia che abbia interessi nel settore della distruzione di informazioni potrebbe divenire un Membro Associato dell’Associazione, soggetto e vincolato a tutte le regolamentazioni ed alle politiche dell’Associazione stessa, in base a quanto in vigore al momento dell’ammissione di detto membro o secondo le successive revisioni o modifiche, come stabilito nel presente atto. I Membri Associati non avranno diritto al voto, ma potranno, comunque, prender parte alle attività dell’Associazione.

Paragrafo 4. MEMBRI ONORARI: I Membri Onorari saranno personalità alle quali il Consiglio Direttivo avrà assegnato detta onorificenza. Detti Membri onorari non avranno diritto al voto, né potranno assumere cariche di alcun tipo nell’Associazione.

Paragrafo 5. MEMBRI INDIVIDUALI: Singole persone, che sono state precedentemente coinvolte in business afferenti alla distruzione di informazioni e che desiderano rimanere in contatto con l’Associazione, e professionisti coinvolti in attività di gestione delle informazioni e/o della sicurezza (ad esempio, manager di informazioni e dati, operatori MIS - management information system, ossia sistemi di gestione delle informazioni – e ADP - automatic data processing, ossia processamento automatico di dati, nonché esperti in sicurezza, specialisti dell’imaging, archivisti, amministratori sanitari, amministratori legali, bibliotecari ed educatori) possono richiedere l’affiliazione come membri individuali. Detti membri non avranno diritto al voto, né potranno assumere cariche di alcun tipo nell’Associazione. Il Consiglio Direttivo NAID potrebbe accordare, con voto di maggioranza, lo status di Membro Individuale NAID a persone o organizzazioni che non abbiano i requisiti per l’Affiliazione NAID in altre categorie di affiliazione.

Paragrafo 6. ISCRIZIONI: Le domande di iscrizione per l’affiliazione ed il pagamento di quote associative appropriate dovranno esser sottoposte e revisionate dal Direttore Esecutivo. Nel caso in cui il Direttore Esecutivo riconosca che la compagnia richiedente possiede i requisiti minimi per l’affiliazione, il candidato sarà ammesso all’Associazione e la sua iscrizione sarà soggetta alla revisione del Comitato di Affiliazione, il quale verrà convocato secondo procedura opportuna. Nell’eventualità in cui il Comitato di Affiliazione avanzi delle perplessità in merito all’effettivo possesso, da parte del candidato, dei requisiti minimi per l’affiliazione, il richiedente ne riceverà notifica in forma scritta dal Direttore Esecutivo ed avrà la possibilità di chiarire o argomentare la propria richiesta di iscrizione. Se il candidato non dovesse esser interessato, entro il limite di trenta (30) giorni, a fornire informazioni che potrebbero chiarire o argomentare la propria richiesta di iscrizione come richiesto, il Direttore Esecutivo si occuperà di rifondere il richiedente del corrispettivo della quota associativa precedentemente versata. Se il candidato fosse interessato a far ricorso rispetto ad un elemento evidenziato come non ammissibile ai fini dell’affiliazione, dovrà fare appello alla decisione presso il Consiglio Direttivo entro 30 giorni dalla notifica verbale. Detto appello dovrà essere redatto in forma scritta e dovrà esser protocollato dal Direttore Esecutivo. Nel caso in cui venga avanzata richiesta di appello, il Consiglio vaglierà detto appello nella successiva riunione regolarmente programmata ed esaminerà ogni eventuale materiale sottoposto alla sua considerazione in quel momento. Il candidato potrebbe decidere di presenziare all’incontro del Consiglio e presentare il proprio appello di persona, a propria discrezione. La decisione presa dal Consiglio su qualsiasi appello di codesto genere sarà definitiva.

Paragrafo 7. CERTIFICATO DI AFFILIAZIONE E LOGHI: Ogni Membro Attivo, ad esclusione dei propri affiliati in franchising, ogni Membro In Franchising ed ogni Membro Associato, approvato per l’affiliazione dal Direttore Esecutivo e dal Comitato di Affiliazione, riceverà dalla Dirigenza dell’Associazione un certificato di affiliazione. Detto certificato di affiliazione non è trasferibile ad alcuna compagnia, azienda o entità. Oltre a ciò, Membri Attivi approvati, ad esclusione dei propri affiliati in franchising, Membri In Franchising e Membri Associati saranno autorizzati ad utilizzare i loghi dell’Associazione. L’utilizzo dei loghi o dei certificati di affiliazione da parte dei Membri non dovrà mai essere ingannevole o fuorviante in merito all’affiliazione NAID o alla certificazione di una qualsiasi compagnia, azienda o entità che non sia un membro di buona reputazione presso l’Associazione. Detti loghi e certificati di affiliazione potranno esser mostrati ed utilizzati solamente quando e se il membro godrà di buona reputazione e risponderà ai requisiti di affiliazione. Se l’affiliazione fosse stata rescissa per qualsiasi ragione, l’uso dei loghi e del certificato dovrà cessare. Qualsiasi utilizzo dei loghi e del certificato di affiliazione o qualsiasi riferimento all’Associazione dovrà esser rimosso da elementi di cancelleria, pubblicità per automezzi, testi scritti o qualsiasi altro materiale entro trenta giorni, ad eccezione di eventuali differimenti autorizzati dal Consiglio Direttivo.

Paragrafo 8. CESSAZIONE DELL’AFFILIAZIONE: L’Affiliazione avrà durata efficace fino alla cessazione della stessa per ragioni quali la rassegnazione delle dimissioni, il mancato pagamento delle quote associative o il mancato soddisfacimento dei criteri di affiliazione, oppure fino alla revoca dovuta ad azione del Consiglio Direttivo per condotta ritenuta dannosa per l’Associazione o per una violazione del presente regolamento o di una qualsiasi regola o prassi stabilita dall’Associazione stessa.

L’Affiliazione verrà automaticamente revocata ad un Membro in morosità da almeno 60 giorni rispetto al pagamento delle quote associative o di altri corrispettivi. In circostanze particolari, detta revoca potrebbe essere rivista ed annullata dal Consiglio Direttivo. La revoca dovuta ad azione del Consiglio Direttivo dovrà essere sancita tramite votazione con maggioranza pari ai 2/3 dei Membri facenti parte del Consiglio stesso. Per qualsiasi ragione diversa dal mancato pagamento delle quote associative, al membro interessato verrà data appropriata notifica e verrà autorizzato ad un colloquio prima che il Consiglio Direttivo proceda alla revoca dell’affiliazione, avendo precedentemente effettuato apposita richiesta scritta al Direttore Esecutivo. Qualsiasi membro, la cui affiliazione sia stata revocata dal Consiglio Direttivo, ne riceverà immediata notifica dal Direttore Esecutivo.

Paragrafo 9. REINTEGRAZIONE: Tramite richiesta scritta al Direttore Esecutivo, un’azienda o una compagnia, la cui affiliazione all’Associazione fosse stata revocata, potrebbe chiedere al Consiglio la propria reintegrazione a membro dell’Associazione stessa. Il Consiglio Direttivo potrebbe procedere alla reintegrazione di detto membro decaduto con una votazione a favore di almeno due terzi dei Membri facenti parte del Consiglio stesso, oppure potrebbe sospendere detto membro dall’affiliazione secondo termini che il Consiglio Direttivo stesso dovesse ritenere appropriati.

ARTICOLO IV

Quote associative e Valutazioni

Paragrafo 1. QUOTE ANNUALI: Il Consiglio Direttivo determina di volta in volta l’ammontare del contributo una tantum di prima affiliazione, se presente, e delle quote associative annuali per ogni categoria di affiliazione.

Paragrafo 2. PAGAMENTO DELLE QUOTE: Le quote associative dovranno esser corrisposte annualmente in considerazione dell’anno solare vigente. Un membro la cui quota associativa e/o valutazione/i non siano attive ed aggiornate per l’anno in corso non potrà aver accesso agli incontri, ai programmi ed ai servizi forniti dall’Associazione in relazione al tipo di quota associativa da corrispondere.

Paragrafo 3. MEMBRI ONORARI: I Membri Onorari non saranno soggetti al pagamento di quote associative.

ARTICOLO V

Meeting degli Affiliati

Paragrafo 1. INCONTRO ANNUALE: Un incontro annuale dei membri verrà organizzato in base alle decisioni prese dal Consiglio Direttivo in merito a luogo e data dello stesso. Lo scopo di detto incontro sarà presentare i report annuali ed il dettaglio delle transazioni di qualsiasi altra attività che possa effettivamente precedere l’affiliazione.

Paragrafo 2. MEETING STRAORDINARI: I meeting straordinari dei membri potrebbero esser indetti sia dal Presidente dell’Associazione, sia dal Consiglio Direttivo allo scopo o agli scopi statuiti nella convocazione dell’incontro. Ulteriori incontri dei membri dell’Associazione potrebbero esser convocati dal Presidente accettando un’eventuale richiesta scritta sostenuta da almeno il 25% dei Membri Attivi dell’Associazione. Tutti gli incontri straordinari dei membri verranno organizzati in base alle decisioni prese dal Presidente e/o dal Consiglio Direttivo in merito a luogo e data dello stesso.

Paragrafo 3. NOTIFICA DEGLI INCONTRI: Una notifica scritta che stabilisca il luogo, la data e l’ora di qualsiasi meeting dei membri verrà inviata dal Direttore Esecutivo ad ogni membro dell’Associazione non meno di dieci (10) e non più di sessanta (60) giorni prima di detto incontro, ad eccezione delle notifiche relative ad una riunione organizzata per decidere una modifica dello Statuto di Fondazione della compagnia, un piano di fusione, una proposta di vendita di beni che esuli dal regolare corso delle attività o una discussione relativa all’associazione stessa, le quali dovranno esser inviate non meno di venticinque (25) e non più di sessanta (60) giorni prima della data fissata per detto incontro. Nel caso di un incontro straordinario o se richiesto dallo statuto o dal presente Regolamento, lo scopo per cui l’incontro è indetto dovrà esser espressamente indicato nella notifica. Se spedita per posta, la notifica dell’incontro dovrà ritenersi inviata nel momento in cui verrà depositata nella casella postale degli Stati Uniti indicata dal membro come suo indirizzo nei dati in possesso della società, con apposizione di affrancatura prepagata. Se la notifica del meeting verrà inviata elettronicamente, una registrazione della notificazione dovrà esser conservata e presentata all’incontro. Se un incontro viene aggiornato ad un luogo ed una data differenti, dovrà esser data notifica della proroga del meeting, se la data ed il luogo relativi sono stati annunciati solamente alla riunione in cui l’aggiornamento è stato deciso.

Paragrafo 4. DIRITTI DI VOTO, QUORUM E NORME PROCEDURALI: Ogni azienda o compagnia che sia un Membro Attivo ha diritto ad un singolo voto. I voti non sono trasferibili e non sono soggetti a delega. Il quorum necessario per una decisione relativa alle attività dell’Associazione ad un qualsiasi meeting dei membri sarà pari ad un decimo del totale dei Membri Attivi votanti dell’Associazione stessa. Nessuna attività potrà esser decisa senza quorum. La decisione della maggioranza dei voti dei Membri Attivi presenti ad un meeting, in cui il quorum sia assicurato, rappresenterà la decisione di tutti i membri, ad eccezione di quanto stabilito eventualmente nel presente regolamento.

Paragrafo 5. ORDINE DEL GIORNO: Le Regole sull’Ordine “Roberts” (Roberts Rules of Order) regolamenteranno l’ordine del giorno ad ogni riunione dell’Associazione e del Consiglio Direttivo, ad eccezione di scelte differenti riconducibili alla maggioranza dei voti dei Membri Attivi votanti presenti ad un incontro. Tutte le questioni relative alle procedure decisionali a qualsiasi meeting saranno regolate dalle Regole sull’Ordine “Roberts”. Il Presidente deciderà di qualsiasi questione, secondo le priorità delle attività, senza dibattito, in accordo con quanto previsto dalle Regole sull’Ordine “Roberts”.

ARTICOLO VI

Consiglio Direttivo

Paragrafo 1. AUTORITA’: Il Consiglio Direttivo ha la responsabilità di portare avanti le azioni necessarie a promuovere gli scopi e gli obiettivi dell’Associazione. Il Consiglio Direttivo avrà il compito di supervisionare, controllare e dirigere le proprietà e le attività dell’Associazione e deciderà delle relative politiche entro i limiti del presente regolamento. Il Consiglio può decidere di delegare i propri compiti a qualsiasi funzionario, comitato o impiegato dell’Associazione; inoltre, avrà il potere di indicare chi sarà autorizzato ad apporre la propria firma, a nome dell’Associazione, su eventuali documenti e su tutti i contratti e procederà ad effettuare dette autorizzazioni. Il Consiglio Direttivo potrebbe decidere di adottare dette regole e regolamentazioni per la condotta delle proprie attività in base a ciò che verrà ritenuto opportuno.

Paragrafo 2. NUMERO: Il Consiglio Direttivo comprenderà un totale di tredici (13) persone, inclusi i funzionari (Presidente, Presidente Designato, Segretario, Tesoriere e Precedente Presidente) ed otto (8) consiglieri eletti. I consiglieri verranno eletti tra tutti i Membri Attivi (ossia, dei rappresentanti delle aziende) idonei ed eleggibili secondo la seguente procedura: un (1) Consigliere, scelto tra i rappresentanti delle aziende che siano Membri Attivi e che paghino la somma massima prevista per le quote societarie; un (1) Consigliere, scelto tra i rappresentanti delle aziende che siano Membri Attivi e che rappresentino la maggioranza delle imprese di distruzione sicura di informazioni in Europa; un (1) Consigliere, scelto tra i rappresentanti delle aziende che siano Membri Attivi e che rappresentino la maggioranza delle imprese di distruzione sicura di informazioni in Canada; un (1) Consigliere, selezionato tra i rappresentanti delle aziende che siano Membri Attivi e che rappresentino la maggioranza delle imprese di distruzione sicura di informazioni in Australasia; quattro (4) Consiglieri non specifici, selezionati tra i rappresentanti delle aziende che rappresentino la popolazione generale di compagnie, che siano Membri Attivi e che non siano rappresentate dal Consigliere di riferimento per le categorie elencate in precedenza.

Paragrafo 3. QUALIFICHE DEI CONSIGLIERI: Qualunque persona, che sia attivamente impegnata nelle attività di distruzione di informazioni e che sia o dipendente di una azienda, che sia un membro attivo, o che sia rappresentante o proprietario di una azienda, che sia un membro attivo, sarà idoneo all’elezione nel Consiglio Direttivo. Viene stabilito, tuttavia, che se un qualsiasi membro del Consiglio Direttivo dovesse cessare di essere attivamente impegnato nelle attività di distruzione di informazioni o che se l’azienda, che sia un Membro Attivo, di cui detto membro è il rappresentante, non sia più in condizione di buona reputazione presso l’Associazione, detta persona non sarà più ritenuta idonea a proseguire il suo compito di Consigliere o funzionario, nonostante fosse stato riconosciuto eleggibile al momento dell’elezione. Nell’evenienza di una simile procedura di interdizione, il posto vacante così creatosi verrà occupato come stabilito nelle seguenti regole. Solamente un rappresentante di un Membro Attivo potrà essere eletto nel Consiglio Direttivo allo stesso momento. Il Direttore Esecutivo sarà un membro ex-officio del Consiglio Direttivo, senza diritto al voto. I Membri In Franchising non hanno le qualifiche per ricoprire i ruoli individuati nel Consiglio Direttivo.

Paragrafo 4. PERIODO DI VALIDITA’: Gli otto (8) Consiglieri Eletti rimarranno in carica per un periodo di due (2) anni e non saranno idonei alla rielezione per il ciclo elettivo immediatamente successivo, con l’eccezione non reiterabile del Consigliere di elezione territoriale e rappresentante della regione dell’Australasia eletto nel 2011, che rimarrà in carica per un periodo di un (1) anno e sarà idoneo alla rielezione per il 2012. Funzionari e Consiglieri entreranno in carica al Meeting Generale dei Membri dell’Associazione nell’anno della relativa elezione.

Paragrafo 5. RIUNIONI DEI CONSIGLIERI: Le riunioni del Consiglio Direttivo possono essere indette dal Presidente; una notifica di dette riunioni dovrà essere spedita a mezzo posta o comunicata elettronicamente all’ultimo indirizzo registrato di ogni consigliere al massimo quindici (15) giorni prima della data ed ora indicate per la relativa riunione. Su richiesta scritta di almeno quattro membri del Consiglio Direttivo, la convocazione di una riunione straordinaria del Consiglio Direttivo potrebbe esser indetta e la notifica per detto incontro straordinario dovrà esser inoltrata non meno di tre (3) giorni prima dello stesso. Verrà convocata una riunione ordinaria del Consiglio immediatamente dopo il meeting annuale dei membri.

Paragrafo 6. PRESENZA DEI MEMBRI: I Membri Attivi dell’Associazione in condizione di buona reputazione potranno prender parte a tutte le riunioni del Consiglio Direttivo con diritto di espressione delle proprie opinioni, ma senza diritto di voto.

Paragrafo 7. QUORUM PER LE RIUNIONI DEI CONSIGLIERI: La maggioranza del Consiglio Direttivo costituirà il quorum per una decisione riguardante una transazione relativa alle attività dell’Associazione. In assenza del Presidente e del Presidente Designato, il quorum presente potrà designare un Presidente d’Assemblea per la riunione. Se non fosse presente il quorum, un eventuale numero minore di consiglieri potrà decidere di aggiornare la riunione ad un giorno successivo, individuato entro e non oltre dieci (10) giorni più tardi dell’incontro posticipato, senza ulteriori notifiche.

Paragrafo 8. ASSENZA DEI CONSIGLIERI: Qualsiasi membro del Consiglio Direttivo che non sia in grado di prendere parte ad una riunione del Consiglio dovrà informare il Presidente della sua impossibilità ad essere presente. Se un Consigliere dovesse risultare assente per due riunioni del Consiglio in un anno, il Presidente potrebbe dichiararne vacante il posto nel Consiglio Direttivo ed il posto vacante così creatosi verrà occupato come stabilito nel Paragrafo 9.

Paragrafo 9. POSTI VACANTI: In qualsiasi momento si dovesse verificare l’eventualità di un posto vacante nel Consiglio Direttivo per morte, dimissioni o altra ragione, lo stesso verrà assegnato secondo voto di maggioranza dei rimanenti membri del Consiglio Direttivo alla successiva riunione ordinaria del Consiglio, a meno che detta eventualità di un posto vacante si verifichi durante una riunione, evenienza che permetterà di attribuire subito l’eventuale posto vacante. La persona designata in detto modo rimarrà in carica per l’intero periodo di tempo non coperto dal predecessore e sarà idoneo alla rielezione per il ciclo elettivo immediatamente successivo. Qualsiasi persona indicata a ricoprire un posto vacante nel Consiglio Direttivo dovrà avere i relativi requisiti e le qualifiche connesse, come definito nel presente atto.

Paragrafo 10. INDENNITA’ DEI CONSIGLIERI: L’Associazione si impegna a corrispondere una indennità ed a manlevare ogni Consigliere e Funzionario dell’Associazione in seguito ad una qualsiasi perdita, costo o ragionevole spesa contratti da lui/lei in seguito alla nomina a causa del pagamento, della liquidazione e della difesa di qualsiasi pretesa, causa o procedimento mosso contro di lui/lei, poiché lui/lei è o è stato/a Consigliere o Funzionario dell’Associazione o a causa di una qualsiasi azione che si presume sia stata attuata o omessa da lui/lei in qualità di Consigliere o Funzionario. I diritti di indennità ed esonero previsti da detto Articolo verranno applicati anche se detta persona continua o meno ad essere Consigliere o Funzionario nel momento in cui dovesse incorrere o subire una perdita, un costo o una ragionevole spesa. Detti diritti non sono sempre validi e sono esclusi nelle seguenti eventualità: (1) nel caso in cui detto Consigliere o Funzionario fosse giudicato con sentenza definitiva in detta causa o procedimento e riconosciuto responsabile di intenzionale cattiva condotta o di negligenza; oppure (2) nel caso in cui, se non ci fosse sentenza definitiva, i membri dell’Associazione, nel momento in cui l’argomento venisse sottoposto alla loro attenzione per la prima volta ai fini di una decisione in merito, con voto di maggioranza, decidessero che detto Consigliere o Funzionario sia incorso o abbia subito detta perdita, costo o spesa come risultato della propria intenzionale cattiva condotta o negligenza.

I diritti stabiliti nel presente atto non saranno ritenuti mutuamente esclusivi rispetto a qualsiasi altro diritto di cui detta persona dovesse godere, né detta previsione potrà limitare il diritto dell’Associazione di indennizzare o rimborsare lui/lei in presenza di qualsiasi circostanza appropriata, persino se non previsto esplicitamente nel presente atto. I diritti previsti nel presente atto saranno applicabili alle persone che agiscono o hanno operato in seguito a richiesta dell’Associazione, pur essendo consiglieri o funzionari di altre associazioni in cui detta associazione abbia o abbia avuto interessi in qualità di investitore, creditore o per qualsiasi altra ragione che rappresenti l’interesse dei Membri dell’Associazione o per qualsiasi altra funzione.

Paragrafo 11. CONFLITTI DI INTERESSE: Sarà inappropriato e diverrà conflitto di interesse per qualsiasi membro del Consiglio NAID o di un rappresentante di una compagnia Membro NAID agire in maniera contraria o negativa rispetto allo scopo, agli obiettivi, agli interessi o alla mission dell’associazione. Il Consiglio Direttivo NAID avrà, perciò, la responsabilità di sviluppare, mantenere, consolidare e rivedere periodicamente le linee guida per l’individuazione, la definizione e la descrizione delle azioni legali a soluzione di detti conflitti di interesse, nell’eventualità che si verifichino. Dette linee guida dovrebbero includere elementi di analisi e verifica dello stato dell’arte (due diligence), di indicazioni sul processo dovuto (due process) e di descrizione delle azioni legali a soluzione (remediation) dei conflitti di interesse, incluso, se necessario, lo scioglimento del Consiglio. Dette linee guida dovranno essere approvate con voto di maggioranza del Consiglio Direttivo NAID.

ARTICOLO VII

Funzionari e Direttore Esecutivo

Paragrafo 1. FUNZIONARI: I Funzionari dell’Associazione saranno il Presidente, il Presidente designato, il Segretario ed il Tesoriere.

Paragrafo 2. ELEZIONE: I Membri Attivi dell’Associazione, con ballottaggio segreto in data e con modalità che dovranno essere approvate dal Consiglio Direttivo NAID, eleggeranno i funzionari ed i consiglieri per un determinato periodo di tempo, come descritto nel presente atto. La carica del Presidente designato avrà durata di un anno, dopo il quale il Presidente designato diventerà automaticamente Presidente per la durata di un anno, terminato il quale il Presidente rimarrà in carica per 1 anno in qualità di Precedente Presidente. Per essere idoneo ad essere nominato o eletto o ad assumere la carica di Presidente designato NAID, il soggetto dovrà possedere tutti i requisiti necessari, ossia aver mantenuto per almeno 2 anni una carica di servizio presso il Consiglio Direttivo NAID o in qualità di presidente di comitato nei 6 anni precedenti. Una volta eletto alla carica di Presidente designato, il soggetto così nominato non sarà più rieleggibile a detta carica di Presidente designato prima di aver prestato servizio attraverso un’altra carica elettiva presso il Consiglio Direttivo o solamente dopo aver interrotto la collaborazione diretta con il Consiglio per 1 anno a partire dalla conclusione dell’assolvimento dei doveri di Precedente Presidente. Allo stesso tempo e con le stesse modalità, i membri dell’Associazione potranno eleggere solamente o il Tesoriere, o il Segretario per un periodo in carica di due anni,in modo tale che detti termini temporali dell’incarico per i rispettivi uffici decadano ad anni alternati.

Un voto di maggioranza relativa dei Membri Attivi sarà necessario per eleggere i Funzionari ed i quattro (4) Consiglieri non specifici. Il Consigliere rappresentante quelle compagnie Membri NAID che paghino la somma massima prevista per le quote societarie progressive verrà eletto tramite un voto di maggioranza relativa di tutte le compagnie Membri NAID che paghino la somma massima prevista per le quote societarie progressive. I Consiglieri di elezione territoriale verranno eletti dalle compagnie Membri NAID che svolgono la maggior parte delle proprie attività nella corrispondente regione.

Paragrafo 3. FIDELITY BOND: Il Tesoriere o qualsiasi altra persona, incaricata della gestione dei fondi o delle proprietà dell’Associazione, dovrà fornire, a discrezione del Consiglio Direttivo ed a spese dell’Associazione, un fidelity bond (“legame di fedeltà” sotto forma di assicurazione o obbligazione) costituito da una somma pari a quanto il Consiglio Direttivo prescriverà.

Paragrafo 4. DOVERI DEI FUNZIONARI: I doveri ed i poteri dei Funzionari dell’Associazioni consistono nelle seguenti attività.

PRESIDENTE: Il Presidente sarà il membro principale dell’Associazione ed avrà la supervisione generale ed il controllo di tutti i business e le attività dell’Associazione. Il Presidente convocherà e presiederà tutti gli incontri dell’Associazione e del Consiglio Direttivo. Il Presidente dovrà firmare ogni documento che il Consiglio Direttivo avrà autorizzato per la relativa esecuzione e, in generale, dovrà assolvere altri simili doveri che si presenteranno quali compiti del Presidente o che potrebbero essergli assegnati dal Consiglio Direttivo. Il Presidente avrà il compito di nominare il presidente di ogni comitato, salvo quanto differentemente indicato dal presente regolamento, e sarà un membro ex-officio, con diritto di voto, di tutti i comitati, ad eccezione del Comitato di Designazione. Nel caso in cui rimanga vacante il ruolo del Presidente con le relative competenze ed esso non possa esser occupato da un Presidente designato che sia presente alla seduta, esso sarà sostituito da un qualsiasi incaricato debitamente approvato dal Consiglio Direttivo NAID che dovrà avere i requisiti richiesti, ossia aver mantenuto per almeno 2 anni una carica di servizio presso il Consiglio Direttivo NAID o in qualità di presidente di comitato nei 6 anni precedenti.

PRESIDENTE DESIGNATO: In assenza del Presidente, o nel caso i cui il Presidente non sia in grado o si rifiuti di agire, il Presidente Designato assolverà ai doveri del Presidente e, quando assumerà detto ruolo, avrà tutti i poteri del Presidente stesso. Il Presidente Designato sarà il Presidente del Comitato di Affiliazione ed assolverà a simili altri doveri, in base a quanto gli verrà assegnato di volta in volta dal Presidente o dal Consiglio Direttivo.

SEGRETARIO: Sarà dovere del Segretario di presenziare a tutti gli incontri del Consiglio Direttivo e di mantenere traccia scritta dei relativi atti, nonché di monitorare l’implementazione delle decisioni prese dal Consiglio Direttivo.

TESORIERE: Il Tesoriere sarà deputato alla supervisione generale ed al controllo delle questioni fiscali inerenti l’Associazione. Il Tesoriere sarà anche responsabile della direzione di un audit annuale in merito alle transazioni finanziarie dell’Associazione. La documentazione finanziaria dell’Associazione sarà consultabile in qualsiasi momento da parte di tutti i membri del Consiglio Direttivo e dovrà essere disponibile per eventuali consultazioni da parte di qualsiasi membro dell’Associazione.

PRECEDENTE PRESIDENTE: Il Precedente Presidente è la persone che ha completato da poco il suo mandato come Presidente. Lui/lei avrà una carica legata a funzioni consultive presso il Consiglio, con pieno diritto di voto. Il Precedente Presidente sarà il presidente del Comitato di Designazione, così come stabilito nel presente atto.

DIRETTORE ESECUTIVO: Il Direttore Esecutivo sarà il responsabile delle procedure amministrative e delle operazioni quotidiane dell’Associazione; egli potrebbe essere sia un dipendente dell’Associazione, sia un impiegato organizzativo del Consiglio Direttivo. Il Direttore Esecutivo sarà responsabile presso il Consiglio Direttivo. Il Direttore Esecutivo avrà l’autorità di eseguire contratti in nome dell’Associazione, in base a quanto approvato dal Consiglio Direttivo, ed assolverà simili altri compiti, secondo ciò che gli verrà assegnato dal Presidente o dal Consiglio Direttivo.

ARTICOLO VIII

Comitati

Paragrafo 1. NOMINA DEI COMITATI: Tutti i comitati dovranno essere nominati dal Presidente, con l’approvazione del Consiglio, ad eccezione del Comitato Esecutivo e del Comitato di Designazione.

Paragrafo 2. COMITATO ESECUTIVO: Il Comitato Esecutivo sarà formato dai funzionari dell’Associazione debitamente eletti e dal Presidente Immediatamente Precedente. Detto comitato avrà libertà di azione in merito a tutte le questioni concernenti l’Associazione nel periodo intercorrente tra due riunioni del Consiglio e simili altri compiti, in base a quanto verrà stabilito di volta in volta dalla maggioranza del Consiglio Direttivo.

Paragrafo 3. COMITATO DI DESIGNAZIONE E PROCEDURA DI DESIGNAZIONE: Durante la seconda riunione del nuovo Consiglio Direttivo, dopo ogni meeting annuale dei membri, il Presidente procederà alla nomina, soggetta all’approvazione del Consiglio Direttivo stesso, di un Comitato di Designazione, composto da due (2) membri, a cui si aggiungerà il Precedente Presidente. Il Precedente Presidente ricoprirà la carica di Presidente di detto comitato. Nel caso i cui il Precedente Presidente non sia in grado di assumere la carica, i Consiglieri designeranno quale dei due altri membri del comitato assumerà la carica di Presidente di detto comitato. Nella selezione tra i due membri rimanenti del Comitato di Designazione, sarà necessario prendere in considerazione la distribuzione geografica. A seguito della nomina del Comitato di Designazione, ne dovrà esser data notifica a tutti i membri dell’Associazione, cosicché essi possano suggerire al Comitato stesso dei candidati idonei per le cariche di Funzionario e Consigliere per l’anno successivo. Il Comitato dovrà esaminare, per corrispondenza o con altra modalità, le nomine, per stabilirne l’idoneità rispetto al presente regolamento e per verificare la disponibilità dei candidati a prestare eventualmente servizio presso l’Associazione, se eletti alla carica per cui sono nominati. Se non si presentasse nessun candidato per una carica in elezione, il comitato dovrà impegnarsi con il massimo sforzo per individuare dei candidati tra i Membri Attivi, per garantire il massimo raggiungimento degli interessi dell’Associazione stessa. La lista dei candidati verrà sottoposta al Segretario dell’Associazione non meno di sessanta (60) giorni prima del meeting annuale dei membri. Un memorandum di detti candidati, con la notifica del meeting annuale, dovrà esser inviato a tutti i membri. Il memorandum indicherà anche che eventuali nomine aggiuntive potranno essere effettuate dalla base elettiva.

Paragrafo 4. COMITATO DI AFFILIAZIONE: Dovrà esser nominato un Comitato di Affiliazione per l’Associazione che sarà presieduto dal Presidente Designato.

Paragrafo 5. PROCEDURE DEI COMITATI: Tutti i Comitati dovranno gestire delle operazioni e delle procedure in base a quanto previsto dalle Regole sull’Ordine “Roberts” (Roberts Rules of Order).

ARTICOLO IX

Rimborsi Spese

Qualsiasi membro dell’Associazione, inclusi i Funzionari, i membri del Consiglio Direttivo ed i membri dei comitati, dietro approvazione del Consiglio Direttivo, potranno essere rimborsati per qualsiasi spesa effettuata in riferimento alle attività, propriamente delegate ad essi, e derivanti dai propri doveri verso l’Associazione.

ARTICOLO X

Altre e differenti disposizioni

Paragrafo 1. SCIOGLIMENTO: In caso di scioglimento dell’Associazione, sarà obbligo del Tesoriere di assicurare che tutti i debiti e le pretese avanzate nei confronti dell’Associazione vengano saldate. Se dovessero esservi dei fondi rimanenti, dopo il pagamenti di debiti ed obbligazioni, le somme saranno distribuite ad una o più organizzazioni (ufficiali e qualificate) caritatevoli, per l’educazione, scientifiche o filantropiche, selezionate dal Consiglio Direttivo.

Paragrafo 2. TESTIMONIANZA DI AUTORITA’: Un documento di certificazione del Segretario, così come una qualsiasi azione intrapresa da un membro, un Consigliere, un Comitato Esecutivo o un qualsiasi Funzionario o rappresentante dell’Associazione sarà da intendersi, in quanto tutte persone che agiscono in buona fede, come testimonianza conclusiva di autorità per detta azione.

Paragrafo 3. INTERPRETAZIONE DEL REGOLAMENTO: Nel corso di un qualsiasi meeting, ordinario o straordinario, il Presidente avrà l’autorità di procedere a qualsiasi interpretazione necessaria del Regolamento. Tuttavia, qualsiasi membro del Consiglio Direttivo potrebbe avanzare un appello relativo a qualsiasi interpretazione del Regolamento dell’Associazione. La decisione della maggioranza del Consiglio Direttivo, che deciderà tempestivamente in merito a detto appello, sarà finale e conclusiva. Tuttavia, qualsiasi membro potrebbe decidere di portare la questione davanti al consesso del successivo meeting annuale dei membri per discuterne e decidere. Se la decisione della maggioranza degli affiliati presenti dovesse controvertere o modificare la decisione dei Consiglieri, non risulterà inficiata la validità di una qualsiasi azione già intrapresa od omessa in dipendenza della decisione dei Consiglieri.

Paragrafo 4. RECLAMI DEI MEMBRI: Una qualsiasi persona che dovesse avere delle lamentele dovrà in primis fare menzione scritta di dette lamentele al Direttore Esecutivo. Nessuna azione in merito potrà esser attuata durante il meeting annuale, salvo se inclusa nel report del Presidente.

Paragrafo 5. ANNO FISCALE: L’Anno Fiscale dell’Associazione si concluderà il 30 Giugno di ogni anno.

ARTICOLO XI

Modifiche al Regolamento

Paragrafo 1. MODIFICHE PROPOSTE DAI MEMBRI: Il presente Regolamento potrebbe esser emendato, abrogato o modificato sia per intero, sia in parte, con voto di maggioranza dei membri dell’Associazione, presenti di persona ad un qualsiasi meeting dell’Associazione (ordinario o straordinario) debitamente organizzato; si stabilisce che il cambiamento proposto venga inviato via posta ad ogni membro all’ultimo indirizzo noto all’Associazione almeno trenta (30) giorni prima della data del meeting nel quale si dovrà prendere in considerazione dette variazioni.

Paragrafo 2. MODIFICHE PROPOSTE DAL CONSIGLIO DIRETTIVO: Il presente Regolamento potrebbe esser emendato, abrogato o modificato durante una riunione del Consiglio Direttivo nel periodo intercorrente tra due meeting dei membri; si stabilisce, tuttavia, che qualsiasi emendamento di detto tipo debba esser approvato con voto di unanimità da parte di tutti i Consiglieri. Nell’eventualità in cui una modifica del Regolamento venga avanzata durante una riunione del Consiglio Direttivo a cui non siano presenti tutti i Consiglieri, detto emendamento diventerà effettivamente operativo solamente se tutti i consiglieri presenti dovessero esprimersi in favore del cambiamento stesso e se un atto scritto in merito venga protocollato non oltre dieci giorni dopo detta votazione favorevole.

Paragrafo 3. RATIFICA DELLE MODIFICHE PROPOSTE DAL CONSIGLIO DIRETTIVO: Una qualsiasi modifica al Regolamento fatta dai Consiglieri, in accordo con il precedente Paragrafo, dovrà essere sottoposta ai membri al successivo meeting degli affiliati (ordinario o straordinario) ed inviato elettronicamente o via posta ai fini dell’eventuale successiva ratifica. Una notifica di detti emendamenti adottati dal Consiglio Direttivo dovrà essere inclusa nella notifica del meeting degli affiliati, inviata ad ogni Membri prima di detto incontro.

ARTICOLO XII

Composizione di ogni controversia o disputa in Arbitrato

  1. Qualsiasi controversia o pretesa emersa dalla considerazione del presente regolamento o dalla relativa violazione dovrà esser risolta in sede di arbitrato, svolto presso l’Associazione Americana di Arbitrato (American Arbitration Association), in accordo con e secondo le regole dell’arbitrato commerciale, ed il giudizio reso dall’arbitro potrebbe esser portato di fronte ad un tribunale che avesse giurisdizione in merito.
  2. Le parti concordano che detto arbitrato dovrà esser tenuto di fronte ad un arbitro da selezionare secondo le regole dell’Associazione Americana di Arbitrato (American Arbitration Association), ad eccezione del fatto che detto arbitro debba essere un avvocato in praticantato o un giudice in pensione.
  3. Entrambe le parti suddivideranno egualmente i costi del ricorso all’Associazione Americana di Arbitrato (American Arbitration Association).
  4. Ogni parte sarà responsabile del pagamento dell’onorario dei propri legali e dei relativi costi, esborsi e spese di diversa natura.
  5. Qualsiasi procedura arbitrale intrapresa secondo queste regole sarà tenuta negli Uffici dell’Associazione Americana di Arbitrato (American Arbitration Association) della Città più vicina al Presidente NAID in carica.

Approvato in base alle modifiche del Consiglio Direttivo effettuate in data: 3 Aprile 2009; 13 Gennaio 2010
Ratificato secondo quanto emendato dai Membri NAID in data 4 Marzo 2010